Interne Meldestelle der Musterfirma GmbH

Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz tritt für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen ein. Hinweisgebende (Whistleblower) werden geschützt und einheitliche Standards zur Meldung von Missständen und zum Schutz der Meldenden vorgeschrieben. Beschäftigte in Unternehmen und Behörden nehmen Missstände oftmals als erste wahr und können durch ihre Hinweise dafür sorgen, dass Rechtsverstöße aufgedeckt, untersucht, verfolgt und unterbunden werden. Hinweisgebende übernehmen Verantwortung für die Gesellschaft und verdienen daher Schutz vor Benachteiligungen, die ihnen wegen ihrer Meldung drohen.

Nach § 12 Nr. 2 HinSchG müssen alle Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten eine eigene interne Meldestelle einrichten. § 14 HinSchG erlaubt es jedoch, einen Dritten mit der Aufgabe einer internen Meldestelle zu beauftragen. Kleinere Unternehmen können eine eigene interne Meldestelle freiwillig einrichten.

Hinweisgebende (Informanten, Enthüllende oder Aufdeckende) sind Personen, die für die Öffentlichkeit oder Sicherheit wichtige Informationen aus einem geheimen, internen oder geschützten Zusammenhang veröffentlichen. Der oft gebrauchte Begriff Whistleblower ist der Anglizismus dafür.

Wenn Sie im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit, auch im Vorfeld oder Nachgang einer beruflichen Tätigkeit, Informationen über den zu meldenden Verstoß erlangt haben, können Sie eine Meldung abgeben. Es muss sich zudem um einen Verstoß bei dem betreffenden Beschäftigungsgeber handeln. Informationen über privates Fehlverhalten fallen nicht unter das Hinweisgeberschutzgesetz.

Gemeldet werden können zum Beispiel Verstöße gegen Datenschutz, Arbeitssicherheit, Umweltgesetze, das Mindestlohngesetz, gegenüber Organen der Betriebsverfassung oder finanzielles Fehlverhalten wie Bestechung oder Steuerhinterziehung. Es geht um Verstöße gegen geltendes Recht (EU-Recht und nationales Recht). Es müssen tatsächliche Anknüpfungspunkte für die Annahme des Verstoßes vorliegen; benennen Sie nach Möglichkeit alle verfügbaren Beweismittel (z. B. Zeugen, Urkunden, Unterlagen, Fotodateien). Reine Spekulationen sind nicht vom Hinweisgeberschutz umfasst, ebenso wenig privates Fehlverhalten. Das Meldeportal ist keine allgemeine Beschwerdestelle. Für Verstöße im Wettbewerbsrecht und gegen den Digital Markets Act (Verordnung (EU) 2022/1925) sind wir nicht zuständig - bitte wenden Sie sich an die Hinweisgeberstelle des Bundeskartellamts.

Jeder Beschäftigungsgeber mit mindestens 50 Beschäftigten ist verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten; kleinere können dies freiwillig tun. Zum besseren Schutz Hinweisgebender und zur höheren Diskretion kann diese Meldestelle an einen Dritten ausgelagert werden - eine solche ausgelagerte interne Meldestelle haben Sie hier vorliegen. Das HinSchG sagt, dass interne Meldestellen vor externen bevorzugt werden sollen (§ 7 Abs. 3 HinSchG). Es steht Ihnen frei, sich an eine interne oder externe Meldestelle zu wenden; nach Möglichkeit verwenden Sie bitte die interne Meldestelle Ihres Beschäftigungsgebers.

Der Schutz hinweisgebender Personen ist wesentlicher Bestandteil des HinSchG und geschieht durch Wahrung der Vertraulichkeit. Gegen Hinweisgebende gerichtete Repressalien (z. B. berufliche Nachteile) sind verboten - ebenso deren Androhung oder Versuch. Als ausgelagerte interne Meldestelle wahren wir die Vertraulichkeit der Identität durch organisatorische und technische Maßnahmen sowie ein spezielles Datenschutzmanagementsystem. Alle vertraulich zu haltenden Daten werden pseudonymisiert (z. B. durch einen Zahlencode ersetzt); nur uns ist die Entschlüsselung bekannt, und nur pseudonymisierte Daten werden weitergegeben. Die Identität ist intern nur zwei zur Verschwiegenheit verpflichteten Personen bekannt: der Rechtsanwältin/dem Rechtsanwalt und der sachbearbeitenden Person. Meldeportal und Bearbeitungsdaten liegen auf einem gesicherten Server in Deutschland, getrennt von den pseudonymisierten Daten. Akten in Papierform werden nahezu vermieden bzw. an einem für Dritte unbekannten Ort unter Verschluss aufbewahrt.

Eine Ausnahme besteht bei eindeutiger Einwilligung der hinweisgebenden Person (gilt nicht für Daten Dritter) oder wenn die Weitergabe zum Ergreifen von Folgemaßnahmen zwingend erforderlich ist; Folgemaßnahmen legt unsere Rechtsanwältin/unser Rechtsanwalt sorgfältig abgewogen fest. Strafprozessuale Auskunftsrechte zuständiger Strafverfolgungsbehörden bleiben vom HinSchG unberührt und sind nach Maßgabe der Strafprozessordnung zu beantworten; dies gilt auch für Bußgeldverfahren oder gerichtliche Entscheidungen. Der erste Kontakt erfolgt dennoch mit pseudonymisierten Daten; eine Weitergabe der Originaldaten erfolgt nur unter den genannten Voraussetzungen und wird dokumentiert.

Eine Meldung erfolgt über dieses Portal - per Online-Formular, per Post, telefonisch oder persönlich. Bitte beachten Sie, dass die Meldung berechtigt sein und mit dem Unternehmen/Beschäftigungsgeber sowie Ihrer dortigen beruflichen Tätigkeit in Zusammenhang stehen muss.

Wir bieten im Vorfeld einer Meldung eine kostenlose telefonische Beratung an (z. B. zu technischen und sachlichen Voraussetzungen). Diese Beratung ist keine Rechtsberatung. Schriftliche Auskünfte erteilen wir nicht, da dies nur ein Meldeportal ist. Eine kostenpflichtige Rechtsberatung bietet unsere Rechtsanwältin/unser Rechtsanwalt in eigenem Namen an.

Kurz gesagt: wenn Ihre Meldung berechtigt ist, nein - sofern die Voraussetzungen stimmen. § 6 HinSchG regelt das Verhältnis zum GeschGehG (Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen). Wer Geschäftsgeheimnisse im beruflichen Kontext erlangt hat, hinreichenden Grund zur Annahme hat, dass die Informationen der Wahrheit entsprechen, und Verstöße im Anwendungsbereich des HinSchG betrifft, darf diese an eine zuständige Meldestelle weitergeben, wenn dies zur Aufdeckung erforderlich ist. Dabei dürfen nur Geheimnisse weitergegeben werden, deren Inhalt für die Aufdeckung erforderlich ist.

Nach Ihrer Meldung geschieht Folgendes: Unsere Rechtsanwältin/unser Rechtsanwalt prüft Ihre Meldung und legt die Folgemaßnahmen fest. Ihre Meldung wird pseudonymisiert und dokumentiert. Der Beschäftigungsgeber erhält eine pseudonymisierte Mitteilung, und die Folgemaßnahmen werden eingeleitet. Sie erhalten unverzüglich, spätestens 7 Tage nach Ihrer Meldung, eine Eingangsbestätigung und innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung über die Folgemaßnahmen. Bei anonymen Meldungen kann eine Kommunikation mit Ihnen nicht erfolgen.

Dies regelt eine Betriebsvereinbarung zwischen dem Beschäftigungsgeber und dem Betriebsrat. Sofern keine Betriebsvereinbarung mit entsprechender Informationspflicht vorliegt, informieren wir nur den Beschäftigungsgeber.

Die Dokumentation Ihrer Meldung wird in der Regel 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Danach stehen Unterlagen nicht mehr zu Beweiszwecken zur Verfügung. Ausnahmen können übergeordnete Aufbewahrungsfristen und haftungsrechtliche Gründe sein. Bei berechtigtem Interesse können Sie durch einen schriftlichen Antrag Auskunft erhalten; dabei müssen Sie sich identifizieren (z. B. durch Vorlage Ihres Personalausweises).

Anonyme Meldungen werden entgegengenommen, können jedoch nur bedingt bearbeitet werden. Eine Kommunikation mit der hinweisgebenden Person kann nicht erfolgen. Dadurch können Probleme entstehen, wenn etwa Fragen offen bleiben; eine Verifizierung ist eventuell nur schwer oder gar nicht möglich. Bitte beachten Sie auch, dass das Hinweisgeberschutzgesetz nicht für reine Vermutungen gemacht ist.

Bitte prüfen Sie vor Abgabe einer Meldung, ob hinreichend belegbare Anhaltspunkte für den Vorfall/Verstoß vorliegen. Lesen Sie die Informationen sorgfältig, insbesondere den Punkt „Was kann gemeldet, was kann nicht gemeldet werden?“. Reine Spekulationen sind nicht vom Hinweisgeberschutz umfasst. Eine vorsätzlich unwahre Meldung kann strafrechtliche Konsequenzen haben.